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Utiliser Google Agenda

Utiliser Google Agenda

 

Bonjour à tous,

En début de mois, je vous parlais organisation, et notamment de celle de ma boite mail! Aujourd’hui, nous continuons sur cette lancée car je vais vous parler de google agenda! 

Vous connaissez? 

Google Agenda est un agenda en ligne (disponible sur votre ordi mais aussi sur votre téléphone) qui vous permet d’enregistrer vos événements, dates, rencontres, choses à faire etc

Pour le trouver sur votre ordinateur, c’est ici =} https://calendar.google.com

Organiser ses semaines

Google Agenda, c’est donc un agenda. L’avantage? On peut l’avoir sur son téléphone, sur son ordinateur, sur sa tablette. Pas besoin de transporter son petit agenda papier.

Alors je vous rassure, pour l’école, j’ai un agenda papier car j’ai des réunions, des choses à préparer et j’ai besoin de les noter. Par contre, il ne me sert que pour la classe donc pas de mélange avec mes autres plannings. 

Je disais donc, Google Agenda vous permet d’enregistrer des événements, à des heures précises ou sur une journée entière. Vous pouvez aussi enregistrer des rappels (un peu comme une alarme, un réveil). 

 

Par exemple, voici le planning pour la publication de mes articles du mois de mars. Ce planning ne concerne que mon blog.

 

 

La possibilité d’avoir plusieurs plannings

Ce qui est génial avec Google Agenda c’est qu’on peut enregistrer plusieurs plannings différents, utiliser des couleurs pour se repérer. 

Par exemple, de mon côté, j’utilise un planning perso, un planning pour mon blog, un planning pour mes corrections et un dernier planning pour les articles sur Livrenpromo (site pour lequel je suis Rédactrice en Chef).

Chaque planning a sa couleur et on peut cocher, décocher en fonction de ce que l’on souhaite voir. Et tout cela est disponible sur l’ordi et sur le téléphone. À partir du moment où on a un compte google, tout se synchronise automatiquement!

 

Partager l’un de ses plannings 

Enfin, avantage ultime, il est possible de partager l’un de ses plannings (ou plusieurs). Pour cela, on donne l’accès à des personnes via leur adresse mail et chaque utilisateur peut ajouter ou modifier des éléments du planning. C’est ce que nous utilisons chez Livrenpromo pour organiser la publication de nos articles car nous sommes nombreux. On peut ainsi voir qui va écrire sur quoi et quand. 

Par exemple sur cet aperçu, vous pouvez voir mes plannings blog et Livrenpromo, sur le téléphone. Sur l’ordinateur, je vous rassure, la visibilité est meilleure! (voir ma photo plus haut!)

 

Alors, est-ce que cet outil n’est pas génial? Je vous assure que c’est idéal pour s’organiser, n’hésitez pas à tester!

À bientôt!

Audrey

Organiser sa boite mail!

Organiser sa boite mail!

 

Bonjour la compagnie.

Aujourd’hui, on parle organisation!

Le 2 mars, j’ai reçu dans ma boite mail la Newsletter de Nathalie Bagadey (Si vous ne connaissez pas Nathalie, c’est ici =} http://nathaliebagadey.fr/)

Elle préconisait de faire du tri dans sa boite mails et surtout de créer des dossiers pour tout organiser. Et comme, je ne suis pas du genre à procrastiner et que je ne suis pas non plus patiente, dans les minutes qui ont suivi, j’étais déjà connectée à ma boite mail auteur (j’ai une seconde boite mail perso/boulot). Et là, horreur, plus de 400 mails dont quelques-uns non lus (que j’aurais dû effacer), des mails que j’avais marqués de la petite étoile afin de me rappeler qu’ils étaient importants et un bon paquet au milieu qui étaient noyés dans la masse (mais je les avais lus ceux-là!). Je me suis dit qu’il était temps de s’y coller. J’ai donc passé l’heure suivante à tout trier et organiser.

J’ai effacé pas mal de mails inutiles ou qui n’étaient plus d’actualité et j’ai ensuite créé des dossiers pour organiser tout ce bazar virtuel!

Je ne vous parle même pas de tous les mails qui vivaient leur vie dans mon dossier SPAM! Hop corbeille!

J’ai donc créé des dossiers, mais bien sûr, chacun est libre de créer les catégories qu’il souhaite en fonction de ses activités et de ses besoins.

Pour Nathalie, elle expliquait avoir créé les dossiers suivants: 

  • « À effacer au bout de quelque temps »
  • « À lire – messages longs » 
  • « Archives » 

De mon côté, j’ai besoin de créer des dossiers beaucoup plus précis pour m’y retrouver plus facilement. J’ai donc créé les rubriques suivantes:

  • Administratif livres: les échanges de mails administratifs (BNF, ISBN etc)
  • Autour de mes livres : les retours de lectrices notamment, les échanges avec les bêta etc
  • Club Des Indés: tout ce qui tourne autour de nos projets collectifs ou de notre Club
  • Concours: les concours auxquels je participe, en ce moment par exemple: les Indés Awards 2018
  • ITW: Les interviews auxquelles je réponds pour des blogs 
  • Livrenpromo: tous mes articles et échanges de mails en rapport avec mes boulots de référenceuse et rédactrice pour le site
  • Newsletter: les Newsletters des auteurs et autres sites, auxquelles je suis abonnée
  • Rédactrice: les demandes d’articles à écrire pour divers sites 
  • Salons: les échanges de mails à propos des salons auxquels je vais ou veux participer
  • Site internet: les mails relatifs à la gestion de mon site
  • Temporaire: les mails temporaires à effacer rapidement (commandes etc)

 

EDIT DU 04/04: Cet article ayant été préparé à l’avance, il y a du nouveau sur ma boite mails! Désormais, un dossier « Corrections » a aussi été ajouté à mon organisation. Comme vous le savez, je me suis lancée dans la correction de manuscrits, notamment pour les auteurs indés. De ce fait, j’avais besoin d’un onglet spécifique afin d’échanger avec les auteurs sans mélanger nos correspondances à tous mes autres projets en cours. 

 

Evidemment, tous les mails de ces dossiers peuvent être effacés au fur et à mesure en fonction des besoins, des dates etc

Une fois terminé ce tri, je me suis sentie toute légère. Vous savez un peu comme quand vous décidez de faire du tri dans vos placards, de ranger les vêtements ou de faire du ménage. On ressent une grande satisfaction ensuite. On se sent toujours mieux et plus léger lorsque tout est organisé et rangé, ça fait du bien! 

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Comme je l’ai dit, j’ai une autre boite mail qui concerne ma vie perso et mon boulot de prof, ce qui me permet de ne pas tout mélanger. Alors je vous vois venir, vous allez me demander si j’ai fait le tri sur mon autre boite mail, mouhahahaha, quand j’ai vu qu’il y avait plus de 1600 mails (et encore parce-que j’efface régulièrement!), je me suis dit que c’était moins urgent. :p

Je le ferai probablement, mais je lis les mails pro au jour le jour et j’y réponds immédiatement donc le reste n’est pas très important. Il y a moins d’urgence que sur ma boite d’auteur. 

Voilà, j’espère que vous aurez envie de vous organiser à votre tour et que vous trouverez VOTRE METHODE! N’hésitez pas à la partager en commentaire, je suis curieuse de savoir comment ça se passe chez vous. 😉 

A bientôt,

Audrey

 

 

 

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